Preuve
Le dossier de conformité, tel que l’application le produit
Le jour où l’on vous demande vos preuves, vous n’avez rien à rédiger : un bouton dans l’espace Conformité, et un document Word daté sort. Aucune IA n’y touche : il est assemblé depuis la journalisation et la configuration réelles du poste, et il ne peut pas dire autre chose que ce que le logiciel fait.
L’Étude Exemple n’existe pas : son responsable est une personne fictive et son registre a été fabriqué pour l’exemple — trois traitements sur un dossier inventé. La structure, les mesures et les durées, elles, sont exactement celles que l’application écrit pour un vrai cabinet.
Ce qu’il contient
Trois extraits, repris du fichier
Le registre des activités (art. 12 nLPD)
Une entrée par finalité, agrégée depuis chaque traitement : nombre de traitements et période, catégories de données et de personnes, destinataires, pays, durée de conservation. Jamais un contenu, jamais un nom de fichier.
Synthèse d’un dossier contentieux pour l’assurance
Nombre de traitements : 2 (période : 24.08.2026 → 02.09.2026)
Catégories de données : correspondances, contrats, factures
Personnes concernées : clients (personnes morales), parties adverses
Destinataires (sous-traitants IA) : Infomaniak (Suisse)
Pays de traitement : CH
Durée de conservation : 90 jours puis purge automatique
Le règlement de traitement (art. 5 OPDo)
Les mesures techniques et organisationnelles, écrites depuis la configuration au moment de l’export. Trois lignes parmi celles du fichier :
« Tout appel à un modèle d’IA est routé vers Infomaniak AI Services (Suisse) : le contenu est traité en Suisse, n’est pas conservé par le sous-traitant et n’est pas utilisé pour entraîner des modèles. »
« Dossiers interdits (liste rouge) : les dossiers verrouillés par le cabinet sont physiquement illisibles par les agents et par l’assistant conversationnel. État au moment de l’export : 0 dossier(s) interdit(s) sur 0 espace(s) de travail protégé(s). »
« La retouche, le renommage ou la suppression d’un document que l’utilisateur a lui-même désigné s’applique immédiatement. La garantie n’est alors pas l’attente mais la réversibilité : l’original est recopié dans une corbeille locale et le geste inscrit dans un journal d’annulation avant que le document ne soit touché — un échec de sauvegarde refuse l’écriture. »
Le compte des dossiers interdits est celui du poste fictif : sur le vôtre, c’est votre liste rouge qui s’y lit.
La journalisation (art. 4 OPDo), les sous-traitants (art. 9), les violations (art. 24)
La synthèse de la journalisation — enregistrements, période, conservation d’au moins 365 jours, indépendante de la purge du contenu —, le tableau des sous-traitants avec leur pays et leurs garanties, le journal des violations, et les opérations de droits des personnes (exports, effacements, purges, attestations).
Enregistrements : 3 (dont 3 en traitement souverain)
Période couverte : 24.08.2026 → 02.09.2026
Conservation : au moins 365 jours (art. 4 al. 4 OPDo)
Violations de la sécurité des données : aucune documentée à ce jour
Limites
Ce que ce dossier ne fait pas
- Il ne couvre que les traitements effectués via LEMIA. Il s’annexe à la documentation de protection des données du cabinet ; il ne remplace pas le registre des traitements faits par d’autres moyens.
- Il ne rend pas un cabinet « conforme ». Nos mesures sont des obligations de moyens : la conformité complète dépend du contrat de sous-traitance et de votre situation, à valider avec votre conseil.
- Il ne se rédige pas à votre place pour le reste. Les champs que seul le cabinet connaît — l’identité du responsable, les finalités quand vous ne les avez pas renseignées — sont marqués « à compléter », jamais devinés.